工作动态
动态信息
业务指导
关键字:
类 型:
业务指导 您现在的位置 : 首页 > 工作动态 > 业务指导  
山东省重大活动档案工作迎来依法管理的新篇章
发布时间:2012-08-20  点击次数:2688次  打印本页

  

                                                                           张立君

        《山东省重大活动档案管理办法》(以下简称《办法》)已经2011年12月28日省政府第116次常务会议通过,并于12月30日由山东省人民政府第247号令公布,自2012年3月1日起施行。《办法》的出台,是我省档案事业发展史上的一件大事,是我省档案法制建设的又一重要成果,标志着我省重大活动档案工作进入了法制化管理的新阶段,对我省档案事业发展具有十分深远的影响和意义。

        重大活动是我省政治、经济、科技、文化、体育、宗教等领域内举办的具有重大社会影响的活动。重大活动档案是国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的,对于国家和社会有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的历史记录。具有影响大、涉及面广、关注度高、临时性强等特点。这些活动举办过程中都会产生大量能够准确反映活动内容的有价值的文件资料,这些文件资料就是重大活动档案的重要来源。重大活动档案具有独特的重要价值。主要体现在为党委、政府在经济、社会建设中科学决策,为举办重大活动提升综合管理水平,为研究经济和社会发展提供信息支持,为重大突发事件提供经验参考。

        但由于重大活动大多是几个部门联合主办、承办,临时办事机构具体承办,往往忽略活动文件的收集、整理和保管。重大活动档案资料做到齐全收集、规范整理和安全保管相对更困难。为加强我省重大活动档案的管理,2010年我省决定制定《山东省重大活动档案管理办法》。2010年作为一类立法项目列入省政府立法计划,期间多次进行专题调研,并同省直有关部门进行了会签。

        本《办法》共23条,主要包括重大活动的范围,各级人民政府、档案行政管理部门、主办和承办单位、综合档案馆在重大活动档案工作中的职责,重大活动档案的收集、归档和移交,开发利用和法律责任。

        (一)关于重大活动的范围。本办法规定的重大活动的范围包括了各级党委、人大、政府、政协和纪委召开的重要工作会议及主要负责人的出国访问、视察工作等重要事件;包括了重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教等活动,包括了重大自然灾害和重大责任事件抢救等活动。这些活动产生的文件资料对国家来说都是很重要的,应当作为我们重点监督管理的对象。 特别是能够将领导人出国访问的文件材料和实物列为重大活动档案管理范围,是《办法》的一个重要成功之处。

        (二)关于重大活动档案工作的职责分工。造成重大活动档案管理混乱的主要原因是相关各方的职责不清、分工不明。为解决这一问题,《办法》对各级人民政府、档案行政管理部门、主办、承办单位和综合档案馆在重大活动档案工作中的职责进行了明确。

         (三)关于重大活动档案工作的业务开展。为保证重大活动档案资料的收集齐全、集中管理、有序移交、保管安全、监督及时。《办法》对重大活动档案工作在时间、程序和特殊档案的收集、移交等方面做了具体规定。比如,声像档案是档案资料的重要组成部分,主办、承办单位往往只重视活动本身,而忽略对声像档案的收集。大量原素材声像资料落在个人手里,许多人将之作为自己的知识产权成果而据为己有,拒不归档。移交本单位的只是作为新闻宣传而剪辑过的一小部分声像材料,不能反映活动的大部分原貌。因此,《办法》特别规定重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起60日内向本级国家综合档案馆移交一套原素材声像档案。

         重大活动结束必然涉及到档案的归属和移交问题,这里分两类情况,一类是活动由临时机构组织开展的,那么随着活动结束,机构的撤销,根据档案法律法规规定,应该移交国家综合档案馆保管。另一类是没有临时机构而是由某个单位主办或承办的,活动结束后,该单位也不会因此撤销,理所当然,活动档案要移交主办单位或承办单位进行集中管理。

        为加强对重大活动档案工作的监督,《办法》规定重大活动结束后,主办、承办单位应当在活动结束之日起60日内向本级档案行政管理部门办理档案登记,移交一套档案全引目录,并对活动档案管理制订的方案,落实的人员、措施及收集情况做出书面说明。这些措施,目的就是通过事后登记备案,督促主办承办单位规范重大活动档案工作,采取措施确保重大活动档案齐全、完整。

        (四)关于法律责任。

        要加强对重大活动档案的管理,仅靠引导、说服、自觉遵守在目前状况是有很大难度的。档案工作与其他工作相比属于容易受到忽视的工作。如果没有强硬措施,许多规定往往会流于形式。因此《办法》用三条规定了违反本法应当承担的法律责任。主任形式有责令改正、通报批评、行政处分和罚款。特别是罚款的规定,是《办法》的一个重大突破,使违法者应承担达的法律责任得到了量化,解决了对违法行为处理不力的问题。

        应该说本《办法》对重大活动档案工作从范围界定、管理体制、业务开展和流程、档案归档和移交、法律责任等方面做了比较完整的规定,基本能够解决重大活动档案工作所面临的问题。本《办法》的颁布实施对我省重大活动档案工作的有序、规范、快速发展必将发挥重要作用,对促进我省政治、经济和社会发展会产生较深远的影响。但要做好重大活动档案工作,仅仅通过这样一部规章是远远不够的。如何依法管理,把工作落实到实处才是最根本的。笔者从以下几个方面予以探讨: 

        一、建立档案管理部门参与重大活动的工作机制。档案管理部门一般处于管理的后端,处于服务地位,而重大活动档案涉及部门多,要抓好这项工作必须由党委和政府办公厅或办公室出面进行综合协调管理,同时建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,明确重大活动信息由哪个具体机构负责通知,规定时限。档案行政管理部门采取事前、事中介入的方式,参与重大活动档案的管理,从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。在事后,通过档案登记和执法检查入手,加强对主办、承办单位重大活动档案工作的监督。

        二、强化措施,建立通报、考核制度。重大活动声像资料集中收集管理工作是一个长期性的任务,其涉及面较广、难度较大、要求较高。必须建立和逐步完善工作制度,不断强化工作措施。各部门都要制定重大活动档案资料收集管理和整理移交制度,档案部门要建立和完善重大活动档案资料接收登记、管理利用、督查指导、考核奖惩和责任追究等一系列制度,把重大活动档案工作纳入到各级领导、各部门年度目标考核中,实行责任追究制度,坚持每年对重大活动档案资料集中收集管理情况进行一次监督检查,年终通报检查结果,以保证重大活动档案资料集中保管工作的有效开展。

        三、建立重大活动档案检索数据中心。在重大活动中形成各种门类和载体的档案材料:(1)纸质文件材料和电子文件;(2)声像档案(录音带、录像带、照片及文字说明等);(3)有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括标志、证书、证件、匾额、奖状、奖章、奖杯等;(4)外国政要、友人赠送的纪念礼品等材料。这些各种门类和载体的档案材料其保存条件和整理方法都不同,并分散在不同的库房存放,但对利用者来说却需要集中利用,要解决这个矛盾就有必要建立重大活动档案数据检索中心,把重大活动中直接形成的各种门类和载体的档案在一个档案管理平台下建立重大活动档案着录中心及重大活动档案资源库,对同一个重大活动事件能实现相关检索,甚至能提供网上远程利用服务,在现实和历史之间建立沟通的桥梁,真正起到记录历史、传承文明、以史咨政、以史育人和提高一个城市、一个单位知名度的作用。

        四、主办、承办单位作为重大活动档案工作的主体和直接操作者,应该依据《办法》规定,采取得力措施,落实责任,明确职责。

       1、加强组织领导,完善管理制度。重大活动档案存在着涉及部门多、人员广、载体形式多样、时间跨度大等特点。档案部门应根据重大活动自身特点制定出符合活动实际的管理制度。(1)从重大活动档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个方面加以规定,做到有章可循,有规可依。 (2)建立完善的档案管理网络,各部门确定兼职档案人员,及时做好重大活动档案的收集、整理和保管工作,确保档案的齐全完整与安全。活动结束后要及时移交给档案部门,任何部门和个人不得拒绝归档或留为己用。(3)积极争取领导召开档案工作会议,制定重大活动档案工作计划,明确重大活动收集范围、归档时限、承办机构及相关人员工作职责。这样,既可从根本上解决制约重大活动档案收集工作中存在的问题,又可增强相关人员的档案意识。

        2、积极参与活动,变被动为主动。(1)要做好重大活动档案管理工作,一定要提前介入。在每次重大活动举办之前,档案工作人员就向重大活动的主办和承办人员发信息表和登记表,以便及时掌握情况。并向档案资料收集人员明确收集的范围和内容,既对整个重大活动的档案工作进行指导,又提醒参与部门在思想上引起重视,在行动上赋予实施。(2)做好重大活动档案管理工作,一定要积极参与。档案工作往往被认为是事后工作,其实不然。要做好重大活动档案管理工作,档案工作人员不仅必须积极地参与到活动中去,了解活动的内容,掌握活动的全过程,而且对收集计划必须做提前安排,对收集内容做提前预测,才能做到收集及时、归档完整。(3)做好重大活动档案管理工作,一定要即时归档。重大活动档案资料涉及部门多,参与人员多,活动形成资料多,形式多样,如果像其他档案一样按时移交,势必存在档案资料收集不全、无连贯性、甚至丢失等现象,因此重大活动档案应做到即时归档。同时应注意电子文档及音像资料底片的收集。(4)做好重大活动档案管理工作,一定要及时监督。在每次活动即将结束之前,档案工作人员要对重大活动档案工作的总体情况进行摸底调查,及时将有关情况向领导报告,将问题及时反馈给有关机构,要求他们进行整改。同时督促各承办机构的档案资料收集人员及时将档案资料移交档案室,有效的避免档案资料的散失。(5)做好重大活动档案管理工作,一定要注意后续资料的收集。对于举行的有一定影响的重大活动,上级主管部门与当地新闻媒体一般会有与活动相关的反馈或报道,应加强与上级部门与新闻媒体的沟通与协调,及时将反映重大活动的相关报道及反馈资料收集归档。这样更能反映重大活动所产生的社会效益。及时开发利用,变档案为资源。


访问人数: 2566624 人 | 设为首页 | 加入收藏
Copyright © 2011 www.rcdaj.gov.cn 版权所有:荣成市档案局
鲁ICP备11006595号 设计维护:企源网络