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转发市档案局《关于进一步加强声像档案管理的意见》的通知
发布时间:2011-04-15  点击次数:3695次  打印本页

  

威办发[1995]20号

各市区党委、市区人民政府,市委各部委,市政府各部门,各人民团体,市属各企事业单位,高技术产业开发区、经济技术开发区党委、管委,军分区:
  现将市档案局《关于进一步加强声像档案管理的意见》转发给你们,请遵照执行。
随着现代科学技术的不断发展,声像档案大量增加。搞好这种新型档案的管理,是加强新形势下档案工作地迫切需要。各级、各部门和各单位都要按照本《意见》的要求,把声像档案收集、保管好,使其更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。

中共威海市委办公室
威海市人民政府办公室
一九九五年八月三十一日

威海市档案局关于进一步加强声像档案管理的意见
(1995年8月30日)

  随着现代科学技术的不断发展,照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段 ,随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案,大部分单位都比较重视,做到了及时收集、整理、归档,并切实加强了保护措施。但也有部分单位重视程度不够,管理比较混乱。有的管理制度不公健全,措施不落实,收集、归档不及时,使大量声像档案散失;有的归档案范围不明确,去留界限不清,使不少很有存放价值的珍贵资料消失;有个别人甚至把公务活动中形成的照片、底片、母带归为己用,拒不向单位移交,成为个人谋取私利的资产,向社会高价复制出售。这些问题严重影响了正常的档案管理工作,给国家档案造成了不应有的损失。完善全市声像档案管理制度,保护声像档案的产权,有效地开发利用声像档案信息资源,已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》,结合我市实际情况,对全市声像档案管理提出如下意见:

一、切实加强领导,完善管理制度

  (一) 各单位要把声像档案管理纳入议事日程,确定分管领导,经常进行监督检查,并帮助解决工作中的实际问题。要把声像材料的形成、积累和立卷归档列入部门有关科室或人员的职责范围,健全管理制度,以达到声像档案完整、系统、安全和便于利用的目的。

  (二) 各单位要根据工作量大小,配备专兼职人员,特别是各级党政领导机关和新闻等部门,应根据接待任务重、工作量大、形成声像材料多的特点,责成内部有关部门或指定专人负责。在安排重要接待任务和大型会议时,应安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理。

  (三) 声像档案与其他门类的档案一样,都是国家档案的重要组成部分,各级各单位要按照《档案法》规定的集中统一管理的基本原则,定期向单位档案室或所在地区综合档案馆移交。

  (四) 各单位要加强管理,严肃法纪。按照《档案法》规定,国家工作人员在公务活动中所形成的档案,产权归国家所有,任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。要对那些将相片底版、声像母带据为己有,并擅自向社会复制出售的个人,视情节轻重给予没收、罚款或行政处分,构成犯罪的要追究刑事责任。

二、明确档案范围,确保齐全完整

  国家行政机关、事业和企业单位、社会组织用个人从事各种活动直接形成的声像档案,是最直观的历史写照和缩影,是今后工作考证、历史研究的重要依据,各单位一定要重视它的作用,广泛征集归档,确保档案的齐全完整。应归档的照片、底片、录音带、记录片、录像带主要指以下内容:

  (一)党和国家领导人及党政机关主要负责人在本区域本单位的重要公务活动和各级党委、人大、政府、政协、纪委及各部门召开的重要会议;

  (二)反映本区域工业、农业、科技、国防等各行业改革和生产建设的主要面貌及重要成果;

  (三)各界知名人士、专家学者和英雄模范人物有本区域内的重要活动;

  (四)各单位涉外活动;

  (五) 本区域广播电视及其他单位录制、播放的具有保存价值的新闻报道、专题节目、文艺节目;

  (六) 反映本区域城市建设、历史文物、名胜古迹、风土人情、旅游胜地、名优产品和土特产品等资料;

  (七) 反映本区域或本单位重大历史事件、重大事故、自然灾害及异常现象的纪实资料;

  (八) 反映本单位重要的具有保存价值的职能活动。

三、科学整理编目,统一规范标准

  各级档案部门和广大档案工作者,要认真履行自己的职责,对收集的声像材料,按照各种规范要求,进行整理归档,具体要求:

  (一)照片档案的整理与编目。照片档案整理应以有利用保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于提供服务为原则,将收集的零散、不系统的照片、底片科学地进行分类、编目。(1)底片的分类。将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种,单独整理和存放。(2)底片的编号。以全宗为单位编流水号,例如全宗号—底片号(5—13)。每张底片均应放入底片袋内保管,在右上方标明底片号。(3)照片的分类排列。一般应在全宗内按年代——问题进行分类。根据分类情况,将照片与说明一起固定在芯页上,并组成案卷。一个类的照片可能组合一卷或几卷。(4)编制文字说明。每组照片均应编制说明,说明的成分包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。(5)编号填目装订。案卷组成后,依照片的固定顺序以全宗为单位编流水号,填写卷内目录,编制案卷题名,题名应概括案卷的全部照片的基本主题。案卷装订要整齐美观,要有卷内目录和卷内备考表。为附合规范要求,卷皮、目录、说明纸制作均由各级档案局按国家标准统五制作。

  (二)录音、录像材料的整理与编目。录音、录像带归档案的要求:一是应归档案的声像材料,必须声音清楚、画画清晰、齐全完整,并附有文字说明,其内容包括:时间、地点、人物、内容、摄影者五个要素。文字说明要简练通顺。二是应归档的录音带、录像带按盒编写说明,若是反映一个专题的若干盒磁带应编写总说明,字数一般不超过200字。录音、录像带以全宗为单位按照年代——问题进行编号、排列。一盒一事,以盒为单位编制目录,如果一盒多事,应编多目,同用一个号。声像材料数量大的单位,可分类编目排列,综合部门可分为:政治类、工业类、农业类、交通类、财贸类、文教卫生类、艺术类、人像类、风光类、城市建设类、民族风俗类等;一般单位可分为:领导活动类、日常工作类、会议类、事件类。

四、强化保护措施,保证安全无损

  声像档案是国家的宝贵财富,最大限度的延长其使用寿命,是声像档案保管的重要任务。声像档案与其他载体的档案比较,保管更困难,要求条件更高。

  (一)适宜的温湿度。保存录音带、录像带,温度要保持在18℃—24℃之间,相对湿度保持40%—60%之间,要避开三十奥斯特以上的磁场,最好装在防磁柜内;保存底片的适宜温度为13℃—15℃,相对湿度为35%—45%之间;保存照片的温度要保持在14℃—24℃之间,相对湿度在40%—60%之间;影片温度要保持恒温,最高不得超过15℃,湿度保持在60%—65%之间。

  (二)密闭防尘。灰尘对档案的危害很大。特别是对底片,一粒尘土落在药膜上,放大出来的照片会出现白点,所以库房的门窗应密闭良好,整理声像档案的工作间应清洁卫生,防止照片、底片落上灰尘。

  (三)防火防有害气体。声像档案属感光、磁性及胶质材料,极易受损,特别是影片、底片易燃烧和起化学反应,为此要消除一切发生火灾的因素,必须备有干粉灭火器、去温机和其他设施,做到防火、防虫(鼠)、防潮、防高温、防日晒。入库前要进行检查,防止受污染的材料入库。接触底片、照片的人员应戴洁净手套操作,防止汗渍污染。


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