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威海市电子文件归档与管理暂行规定
发布时间:2011-04-15  点击次数:3569次  打印本页

  

第一章 总则


  第一条 为加强对电子文件归档管理,保障电子文件的安全保管和有效开发利用,进一步推进全市档案信息化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及有关法规,结合本市实际,特制定本规定。
  第二条 凡在本市行政区域内的党政机关、人民团体、企业事业单位(以下简称各单位),均遵守本办法。
  第三条 电子文件(Electronic Records):在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件(Archival electronic records):具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
  第四条 电子文件归档与管理工作由各单位负责,档案行政管理部门统一监督、指导。
  第五条 各单位应按集中统一管理的原则,建立健全归档电子文件管理工作制度和工作网络,指定专门机构或人员负责指导、监督以及保管和开发利用;电子文件形成部门应负责电子文件的收集、积累、整理和移交工作。
  第六条 档案人员应具备一定的计算机专业知识,熟练掌握本单位计算机系统的操作技能,能够自行编制归档电子文件的各种检索工具,独立承担电子文件的归档、管理和提供利用工作。

第二章 电子文件的形成与收集积累


  第七条 伴随纸质文件产生的电子文件,其处理程序与纸质文件相同,要随时生成随时存储随时归档。网上下载、扫描或重新录入等形式形成的电子文件,也应随时存储随时归档,以防止丢失。
  第八条 电子文件归档范围
  (一)按类型划分
  1、字(表)处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。类别代码为T。
  (1)草稿性电子文件:用计算机起草但不作为正式文件使用。稿本代码为M。
  (2)非正式电子文件:用计算机起草作为正式文件使用,但不作为正式文件保存、归档。稿本代码为U。
  (3)正式电子文件:用计算机起草、使用、保存、归档。稿本代码为F。
  2、图像文件:用扫描仪等设备获得的静态图像文件。类别代码为I。
  3、图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。类别代码为G。
  4、影像文件:用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。类别代码为V。
  5、声音文件:用音频设备获得并经计算机处理的文件。类别代码为A。
  6、多媒体文件:用计算机多媒体技术制作的文件。类别代码为M。
  7、数据文件:用计算机软硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。类别代码为D。
  8、程序文件:指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。类别代码为P。
  9、超媒体链结文件:采用WEB技术制作的浏览器文件。类别代码为O。
  (二)按内容划分
  电子文件归档内容应参照纸质、磁性载体、照片等文件材料归档范围的有关规定,并应包括相应的背景信息和元数据。
  第九条 电子文件首先应储存在硬盘或磁盘上,由形成部门进行收集、积累、整理,于每年年底按要求集中刻录在光盘上。光盘要使用不可擦除型,其它载体应设置成禁止写操作的状态。积累多年才能归档的软盘,应一年拷贝一次,磁带应一年倒带一次。
  第十条 电子文件收集积累,应在电子文件形成或活动结束后及时进行收集。对需要长期才能完成的项目,要分段积累、归档。收集积累的电子文件应集中保管,收集时要认真填写《电子文件积累登记表》(见附件一),与电子文件一同保存。
  第十一条 归档电子文件的保管期限应与纸质文件保管期限相一致,分为长久和定期两种。

第三章 电子文件的整理与归档


  第十二条 各单位电子文件归档与管理使用的计算机管理系统,应与档案管理部门统一规定的数据类型格式相符,以保证归档的电子文件能被档案数据中心有效读取。
  第十三条 在进行电子文件归档整理工作时,应检测电子文件载体有无划痕、矫变、斑点、霉变等痕迹,能否在指定的软硬件环境下准确读取,存储的载体上是否符合要求,与提供的信息记录格式及相关档案资料是否一致,是否已经过检毒和杀毒处理。档案部门拒收含有病毒问题或其它隐患的数据文件。
  第十四条 电子文件归档应以件为单位整理,并进行着录标引、填写归档登记表、编制归档说明等。
  第十五条 把归档的电子文件进行分类、组盘。分类方法可采用下列方法进行:
  (一)按电子文件类别代码分类。
  (二)按光盘、磁盘、磁带等存储载体分类。
  (三)按保管期限-年度-机构(问题)或保管期限-年度分类。
  (四)按项目分类。
  第十六条 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签(见附件二),标签内填写载体编号、全宗号、类别号、密级、期限、存入日期等,并将相应的机读目录、专用软件及相关数据存在同一类型载体上。
  第十七条 电子文件归档要求:
  (一)电子文件归档时间。向各单位档案机构移交最晚不超过三个月,向各级综合档案馆移交应于次年初,对一些有特殊要求的归档电子文件,可根据实际确定移交时间;
  (二)电子文件在移交时,为保证其完整性、有效性,除对其鉴定审核和检测整理外,还应将软硬件环境说明、元数据、背景信息及相关参数、应用程序一并归档移交。要做到数据完整、内容准确、编目规范、手续完备,差错不能高于2‰;
  (三)归档的电子文件应为最终版本,不能有任何增删改。归档电子文件一般不做加密处理,对需加密处理的要将密钥随同电子文件一并归档,移交档案管理部门保存;
  (四)凡用存储载体形式移交的电子文件应制作三套,一套移交各级综合档案馆,一套留档案室保存,一套供日常查阅利用;
  (五)归档电子文件移交手续,整理单位可按《归档电子文件登记表》(见附件三)向档案部门移交,经验收合格,双方应在《归档电子文件登记表》签名盖章,一式两份,交接双方各执一份;
  第十八条 撤消或变更单位的归档电子文件,应随纸质档案一起向接管单位或有关档案馆移交。

第四章 归档电子文件的保管与利用


  第十九条 档案部门要加强归档电子文件的安全保管,采取有效的技术措施,确保归档电子文件的安全。对接收入库的归档电子文件,每两年要机读抽检一次,抽检率不低于40%。如发现光盘损坏或出现问题,应利用备份盘及时拷贝。同时要做好检查情况记录。
  第二十条 随着计算机技术和设备的更新,库存归档电子文件要在有保障的前提下,同步迁移更新。每满1年,归档电子文件形成单位和档案保管部门应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。
  第二十一条 保管归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术。归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,不得挤压、擦洗、划刻、触摸记录涂层,环境温度控制在17—20。C,相对湿度控制在35%—45%,距离强磁物10米以上,远离热源、酸碱等有害气体。
  第二十二条 归档电子文件的利用应注意以下事项:
  (一)归档电子文件未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
  (二)归档电子文件可在办公自动化系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的归档电子文件,如需查阅超越权限的归档电子文件,需经有关部门同意,并遵守保密规定。
  (三)已批准为“使用权限保护”的归档电子文件,要在目录、载体上标识。档案部门应严格执行归档电子文件的“使用权限保护”和密钥管理规定。
  (四)联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后,方能提供利用。

第五章 归档电子文件的鉴定与统计


  第二十三条 根据档案保管期限,经鉴定确无保存价值的归档电子文件,需要经本单位有关部门和分管领导批准,编制销毁清册,指定监销人,按有关规定严格审批后方可销毁,并确保信息彻底销毁。
  第二十四条 销毁归档电子文件时,非保密归档电子文件可进行逻辑删除;属于保密范围的归档电子文件,如信息存储在不可擦除的载体上,必须连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
  第二十五条 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第六章 附 则


  第二十六条 本规定由威海市档案局负责解释。
  第二十七条 各单位可参照本规定制订本单位实施细则。
  第二十八条 本规定若与国家档案局今后颁发的有关规定不符时,应以国家规定为准。
  第二十九条 本规定自公布之日起执行。


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