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市委办公室 市政府办公室关于做好全市重大活动档案资料收集归档工作的通知
发布时间:2011-04-15  点击次数:3719次  打印本页

  

市委办公室 市政府办公室

关于做好全市重大活动档案资料收集归档

工作的通知

各市区党委、政府,市委各部委,市政府各部门,各人民团体,高技术产业开发区、经济技术开发区、工业新区工委、管委:

重大活动档案真实地记录了政治、经济和社会发展历程,反映了具有时代特征的重大变化,是档案资源的重要组成部分,有着十分重要的历史价值。收集利用好重大活动档案,对于准确记载全市改革开放和现代化建设成就,维护历史真实面貌,体现社会文明成果,推动全市经济社会又好又快发展具有重要意义。为确保重大活动档案资料的收集归档完整,使其更好地为全市经济和社会发展服务,依据档案管理的有关规定,现就有关事项通知如下。

一、收集范围

重大活动档案是指在重大活动和事件中形成的,具有保存价值的重要文字、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。主要包括:文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料;录音、录像、照片资料;有纪念意义的标志性实物;其它具有保存价值的资料。

重大活动主要包括:

    1.党和国家领导人及省部级领导干部在我市的公务活动;

    2.国外政府官员、政党领袖和国际组织负责人、知名人士来我市参观访问;

    3.市领导出席国际性会议,出境考察、访问等重大外事活动;

    4.市领导参加全国重要会议、接受国家级新闻媒体采访;

    5.市领导出席市内重要会议和重要公务活动;

6.我市主办、承办的国际性、全国性、全省性会议和活动;

7.以市委、市政府名义举行的招商引资及其它具有重大影响的政治、经济、科技、文化、体育、旅游、民族宗教等活动或公益性活动;

8.重大庆典、纪念活动,重大建设工程的奠基仪式、竣工典礼;

    9.在全市产生重大影响的自然灾害、公共突发事件的处置活动;

10.其它具有重大影响的活动。

二、归档要求

1.重大活动形成的纸质档案,按照文书档案归整标准和要求,对其整理、归档并进行相应的数字化处理。

2.重大活动形成的照片档案,除按照时间顺序整理外,对形成的数字照片需冲洗纸质照片,并附文字说明(活动内容、人物、地点、时间)。

3.重大活动形成的音像档案,主办单位应把形成的原始声像毛带(如录音、录像、视频等)转换成计算机可运行识别的数据,刻录成数字光盘,并附文字说明(活动内容、人物、地点、时间)。

三、移交时间

(一)对于本通知下发之前各单位留有的属重大活动档案收集范围的档案,应于2010年6月底前向市档案馆移交。

(二)自本通知下发之日起形成的重大活动档案,实行不同的移交办法。

1.组织承办重大活动的单位是临时机构的,在活动结束后2个月内将所形成的档案资料初步整理后,向市档案馆移交,并确保移交的档案齐全、完整。

  2.组织承办重大活动的单位属非临时性机构,并定期向市档案馆移交档案的立档单位,要安排专人对重大活动档案资料整理两套,并编制《重大活动档案移交目录》,于活动结束后2个月内向市档案馆移交一套,另一套归并于本单位年度档案。

3.市领导赴各市区参加重大活动形成的档案资料,由各市区负责收集整理,并于活动结束后2个月内,将归整的档案(一式两套)移交到当地综合档案馆。各市区档案馆每个季度向市档案馆移交一套重大活动档案。

4.其它市属企事业单位、社会组织等形成的重大活动档案,要接受市档案局的监督、指导和检查,并于活动结束后2个月内向市档案馆提供档案的目录及复制件。

四、责任分工

1.重大活动的主、承办单位,应当在活动项目确定后,及时填写《重大活动档案管理登记表》,报送市档案馆登记备案。市领导所在单位应定时向市档案馆提供市领导重要活动安排。市档案馆根据活动安排,及时对有关部门和单位进行建档指导。

2.对多个部门联合组织的综合性重大活动,主办单位要负责整个活动档案资料的收集、整理和移交工作;其它承办单位应及时整理本单位在重大活动中形成的档案资料,并向主办单位移交。

3.报社、电台、电视台等新闻媒体是重大活动声像档案的主要形成单位,要建立健全重大活动声像档案移交制度,安排档案管理人员和相关人员在活动结束后及时整理、移交所形成的录音、录像、照片档案等。

4.各级档案管理部门要加强对全市重大活动档案资料收集归档工作的指导,密切与全市重大活动组织承办单位的沟通联系,及时掌握全市重大活动的有关情况,搞好组织协调、督促落实,定期对收集归档情况进行通报,确保全市重大活动档案齐全完整。

 

    附件:1. 《重大活动档案移交目录》

          2. 《重大活动档案管理登记表》

 

 

                          中共威海市委办公室

                          威海市人民政府办公室

                                   2010年3月11日

 


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