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贯彻执行国家档案局8号令有关问题的说明
发布时间:2011-04-16  点击次数:5798次  打印本页

  

        一、划分保管期限应把握如下原则:第一,凡是反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料,列为永久保管。第二,凡是反映本机关一般工作活动,在一段时间内对本机关工作查考利用价值的文件材料,列为定期保管。为了体现以人为本的思想,凡涉及到与人的权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。

        二、从门类上分,“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分,可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

        三、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档,但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿,即使没有机关领导人签批、审改意见,原则上亦应纳入机关文件材料的归档范围,与正本文件、文件处理单一并归档。

        四、归档文件的保管期限为永久和定期,定期分为30年和10年,在填写归档章时,要实行标时制,定期的要标明“30年”或“10年”。各机关要根据8号令的规定,结合本机关职能和工作实际,制订或修订本机关的文件材料分类方案、归档范围和保管期限表(简称“三合一”制度),并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。《规定》的实施是一个动态的过程,如果机关内部或工作职能发生变化,那么机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限也要作相应调整,重新报档案行政管理部门审批,并在归档文件备考表的“立卷说明”中对方案调整情况进行说明。同时将立卷说明归入本单位的全宗卷。

        五、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原材由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。主办机关和其他机关虽然归档内容相同,但在档案的保管期限划分上是不同的,主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关,有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。

        六、联合发文或召开会议,如何确定主办机关和协办机关?

        联合发文一般情况以发文字号来进行区别,有的情况按行文惯例,例如以“两办”名义发文,通常都以各级党委办公室的发文字号,就要看内容了,属于党委还是政府的职责范围。

        七、关于档案保管期限的说明

        1、对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限,这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。在编制档案保管期限时,不一定将同一职能活动形成的所有文件材料都划入同一保管期限。每一项职能活动都有其主要、核心内容,形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的,有的是反映事务性活动的,价值程度不同,所以不能在保管期限的划分上等同对待。

        2、机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时,其档案保管期限定为永久。主要承办机关归档时应定为永久,其他协办机关归档时可以定为30年。人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时,也应定为永久。

        3、如何理解“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般文件材料”?

        原则一:从级别上区分,党和国家领导人,以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料,属“重要的” 原则二:省部级以下领导检查、视察要具体分析,如果是一般性视察,可列为30年,如果是现场办公或解决重大问题,对本机关有重要意义的,也要列为永久保存。

        4、如何区分重要业务问题与一般业务问题?

        涉及法规政策性和重大业务建设内容,属于重要业务,例如档案局关于请示开放档案的问题,涉及敏感、重要业务;一些普通的基础性、技术性内容,属于一般业务,如某部委向档案局咨询档案库房能否建在地下室的函,这就属于一般的咨询性质,可将保管期限定为30年。

        5、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本,本机关就将这些文件定为30年。

        本机关代为起草上级机关印发的该类文件,本机关应按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。

        6、机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案,其保管期限如何划分?

        20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,定为永久;20年以下的保管期限定为30年。

        7、如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料?

        行政处罚类,原则上对“警告“类应视为”一般的“,保管期限定为30年。对受到没收非法所得、没收非法财物,责令停产停业,暂扣或者吊销执照,行政拘留处罚形成的文件材料,应视为“重要的”文件材料。

        行政处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种,“警告”处分为“一般的”,警告以上处分为“重要的”。

        国家赔偿形成的文件材料一般都属“重要的”

        8、年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握?

        一些经济运行管理部门年度以下的对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料,应归档,保管期限定为10年;其他非经济运行管理部门年度以下工作计划、总结、统计材料一般只将半年度工作计划、总结、统计材料纳入归档范围,保管期限定为10年,月度、季度工作的计划、总结、统计材料可不归档。

        9、如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料?

        要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素加以考察和区分。属重要专题的列入永久,一般问题的调研材料列为30年。重要活动,如20世纪90年代国家档案局开展的省级、副省级市和计划单列市综合档案馆目标管理考评活动,规模大、影响广,持续时间长,属国家档案行政管理部门一项重要的阶段性行政管理活动,应列为永久;一般问题,如公安出入境档案管理现状及档案保管期限如何区分的调研材料,主要涉及档案保管期限问题,问题比较小,属于一般问题,可定为30年保管。

        10、机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限?

        出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中,发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等文件材料要永久保管;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时列为30年保管。同一外事活动应区分主要内容和非主要内容和材料价值的大小划分不同的保管期限,不能定为同一期限。

        11、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料。机关在归档时如何划分保管期限?

        对受到县级(含)以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,归档时档案保管期限定为永久;对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工者的文件材料,归档时档案保管期限定为30年。

        12、如何区分党、团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料?

        就行政机关而言,党、团、工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动,但它们是机关工作中不可或缺的一部分。如机关开展的“保持共产党先进性教育活动”形成的报告、总结等都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动,其文件归档时应划分为永久保管。而机关组织的捐款捐物等活动就属于一般活动,其形成的文件归档时保管期限应确定为10年。

        13、如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”的综合性报告、调查材料?

        区分标准是案件违规违纪的程度,就是看案件最终处理结果。如果违规违纪的程度只达到受警告处分条件,其形成的相关的综合性报告、调查材料就属“一般的”,归档时其保管期限可划定为30年。查无实据,形成的综合性报告、调查材料,归档时其保管期限可划为10年。

        14、本机关处理人民来信来访的文件材料,在归档时如何划分档案保管期限?

        本机关在处理人民来信来访的文件材料,“有领导重要批示和处理结果的”,机关在归档时其档案保管期限定为永久,“其他有处理结果的”归档时定为30年保管。如无处理结果,暂不归档。

        其中“有领导重要批示”,除党和国家领导人的批示外,其他级别的领导批示是否重要主要视批示内容而定。“重要批示”应指领导对解决来信来访有明确态度、处理方式和方法,而非泛泛批示、圈阅等。

        15、如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料?

        这些都属法律文书,区别其价值是“重要的”还是“一般的”,应从文件材料的法律价值出发,结合事由重要程度,合同、协定、协议等的有效时限,或涉及资金的多少来具体区分其重要程度。如机关盖大楼,就要与施工方签订合同,合同金额较大,属机关固定资产投资范畴,就属重要合同,就归入永久。又如机关与某苗圃单位签订“五一”期间供花合同,金额万元以下,属机关事务管理中一般性的合同,应划为10年。要因事而异,因量而定。

        16、如何区分重要的和一般的接待工作的计划、方案?

        重要与一般的接待工作的计划、方案的区分关键在于接待对象的级别。一般来说,重要的接待工作的计划、方案,接待对象是指党和国家领导人。党和国家领导人到某地视察工作或进行调研,那么形成的接待计划、方案应属重要一类,可定为30年。

        其他级别的接待对象应根据接待事由结合重要程度综合考虑。比如,人大代表团组、政协委员团组对某机关进行视察、检查,这是属于重要活动,相关接待方案可定为30年。而兄弟单位对口接待等过程中形成的计划、安排就属一般性的,可界定为10年。

        17、机关财务决算为何没有体现在《文书档案保管期限表》中?

        《文书档案保管期限表》第10条第4款只将机关预算文件纳入到文书档案保管范围,并定为30年保管,而未将机关决算文件纳入到《文书档案保管期限表中》。是因为《会计档案管理办法》中规定“预算、计划、制度等文件材料应当执行文书档案管理规定,不适用本办法”。而将行政单位和事业单位决算文件纳入会计档案管理,并将保管期限定为永久。所以在《文书档案保管期限表》中就没再纳入财务决算。

        但在具体执行过程中,大多数单位仍然是将决算文件当作文书档案来对待的,而非归入会计档案类。大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理,并划定为永久保管,这种做法也是允许的。

        18、如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料?

        区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。如机关房产、机动车等价值相对大、使用比较长,有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料,属于“重要的”划为永久。机关办公使用的计算机、打印机、传真机等设备,价值相对不高,使用寿命周期相对较短,若干年后就要淘汰和更换,有关这类财产登记、统计、核查等文件材料应属一般的,划为10年。

        19、如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料?

        区分的原则,在于把握上级机关制发的属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。如《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件,由中办和国办印发。国家档案局是全国档案事业行政管理机关,首先就要面对全国各级档案管理部门,承担起对《条例》学习、宣传、贯彻执行的任务。虽然该条例由国家档案局拟订上报给中办的,上报的稿本定为30年保管,但收到《条例》正本后,应将正本归档,并定为永久保管。上级机关制发的属于本机关主管业务的“一般”性文件保管期限确定为30年。

        20、上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料档案保管期限定为10年。

        21、本机关对下级机关报送的哪些文件材料进行归档?档案保管期限如何划分?

        对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档,保管期限定为30年;对下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料也要进行归档,档案保管期限定为10年。

        例如,各省档案行政管理部门上报国家档案局的重点档案抢救报告,属比较重要的专题报告,应划为30年保管;本机关对越级上报的文件材料不进行归档,如某县档案局越级上报给国家档案局关于重点档案抢救工作的报告,国家档案局就不必进行归档。

 


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